Privacybeleid

Algemeen

Protestantse Stichting Behoud en Beheer Dorpskerk Kaag (hierna: SDK) is een stichting die zich bezighoudt met het goede beheer van de dorpskerk te Kaag. De stichting manifesteert zich nauwelijks in de markt en is alleen dan zichtbaar als het gaat om het genoemde beheer. Er zal in het algemeen nauwelijks sprake zijn van de verwerking van persoonsgegevens. Toch zal die er wel zijn, want het hebben van een website is daarvoor al voldoende, het gebruiken van emailadressen van relaties is daarvoor al voldoende en het interne verkeer tussen bestuursleden per mail, is daarvoor ook al voldoende.

SDK is zich ervan bewust dat eventuele persoonsgegevens die toch worden verwerkt, aandacht behoeven. Onze relaties willen erop kunnen vertrouwen dat wij op een verantwoorde manier omgaan met hun privacy. Hieronder staat in onze privacyverklaring, hoe wij omgaan met persoonsgegevens en hoe die worden verwerkt. Een dergelijke verklaring is verplicht sinds de inwerkingtreding van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) op 25 mei 2018. Deze privacyverklaring is onze externe uiting en maakt onderdeel uit van ons privacybeleid.

Privacyverklaring SDK

Aanspreekpunt

Op grond van de AVG moet een gegevensverwerker soms een speciale functionaris aanstellen die zich bezighoudt met de bescherming van persoonsgegevens, maar SDK hoeft dat niet. Niettemin kunnen relaties en stakeholders altijd bellen met ons secretariaat voor nadere informatie. Het telefoonnummer staat op deze website.

Website

Wij beschikken over een website die u informeert over onze stichting. Daarmee verzamelen wij informatie. Om de website werkbaar te krijgen en functioneel, worden tijdens een bezoek aan onze website cookies geplaatst. Dat zijn zogeheten functionele cookies en analytische cookies. Functionele cookies zorgen voor een werkbare website en analytische cookies kunnen worden ingezet om de website te verbeteren. Deze cookies zijn wettelijk toegestaan. Andere cookies worden niet geplaatst. Het bezoeken van onze website brengt dus mee dat er gegevens worden uitgewisseld, vanwege technische redenen. Bij uw eerste bezoek aan onze website maken wij melding van deze cookies en geven wij bezoekers de mogelijkheden plaatsing al dan niet te accepteren.

De persoonsgegevens die wij vragen

SDK kan persoonsgegevens verzamelen in het kader van het uitvoeren van onze functie als beheerder van het kerkgebouw te Kaag. Te denken valt aan het opvragen en het gebruiken van emailadressen en fysieke adressen in verband met onderhoud van het gebouw, kerkbezoek, de levering van gas, water en licht, overleg met overheidsinstanties, het verzorgen van de tuin, etc.

Wij vragen in het algemeen om de volgende gegevens van onze relaties:

• De naam van de organisatie;
• KvK-nummers en btw-nummers;
• De naam van de contactpersoon van een organisatie;
• De vestigingsplaats of het woonadres en de postcode;
• Het telefoonnummer van de contactpersoon voor normaal telefonisch overleg;
• Het emailadres van de contactpersoon voor normaal overleg en toezending van documenten;
• De IBAN in het geval het komt tot betalingen.

Als regel zijn deze gegevens louter beschikbaar voor intern gebruik.

Delen met derden

SDK deelt als regel persoonsgegevens nooit met derden. Dat kan anders zijn als het gaat om het delen op basis van een wettelijke verplichting (administratief bijvoorbeeld richting de belastingdienst) of als uitvloeisel van een overeenkomst die wij zijn aangegaan of in het kader van normaal zakelijk verkeer met betrekking tot het beheer en behoud van het kerkgebouw. Actief verstrekt de stichting nimmer persoonsgegevens aan derden.

Hoelang worden gegevens bewaard?

Eventuele persoonsgegevens worden in beginsel door ons bewaard gedurende een termijn van 7 jaar, in verband met fiscale bewaartermijnen. Daarna worden de persoonsgegevens gewist. Voor het geval er sprake is van doorlopende contacten of vaste leveranciers, worden persoonsgegevens gebruikt om normaal verkeer mogelijk te houden.

Verkeer tussen bestuursleden

Om emailverkeer mogelijk te maken tussen bestuursleden, hebben alle bestuursleden zich akkoord verklaart met een beperkte uitwisseling van persoonsgegevens onderling. Verder hebben alle bestuurders zich gecommitteerd aan een aantal verplichting om informatie-uitwisseling steeds beperkt te houden tot verkeer onderling. SDK beschikt immers over persoonsgegevens van al haar bestuurder maar daarvoor hebben alle bestuurders hun akkoord aan gegeven.

Rechtsgrondslag

Alle hiervoor genoemde gegevens mogen door ons worden verzameld omdat zij minimaal zijn maar wel nodig voor het uitvoeren van de overeenkomsten die wij sluiten in verband met de normale activiteiten van onze stichting. De rechtsgrondslag is ons rechtmatig belang overeenkomstig artikel 6, lid 1, eerste zin, onder f) van de AVG. Iedereen heeft altijd het recht om verzamelde persoonsgegevens in te zien of te corrigeren. Een verzoek tot het verwijderen van persoonsgegevens kan worden gericht aan het adres van het secretariaat van SDK.

Opgesteld en bepaald op 15 december 2021

Te Kaag

Het bestuur van Protestantse Stichting Behoud en Beheer Dorpskerk Kaag

Julianalaan 7

2159 LA KAAG